一人で抱え込んだ業務の山。「休めない」危機感が導入のきっかけに

Chatwork アシスタント導入前の、御社の状況についてお聞かせいただけますでしょうか？

河本様： 当時は、私がサービス事業部のサポート業務を一人で担当しており、業務量が慢性的に過多になっていました。もし私が休んでしまうと業務が完全にストップしてしまう状況で、精神的にもなかなか休みが取りづらかったです。また、常にリソースがギリギリの状態だったので、一つの業務でトラブルが起きると、他の業務全体にも遅れが出てしまうようなリスクを常に抱えていました。

その状況が、事業にはどのような影響を及ぼしていたのでしょうか？

河本様： 日々の業務をこなすだけで精一杯で、新しいことに挑戦する余裕が全くありませんでした。特に大きかったのは、PRや告知といった、本来やるべきマーケティング活動に手が回らず、潜在的な顧客へのアプローチができないという、大きな機会損失が生じてしまっていたことです。事業拡大を目指す中で、このままではいけないという強い危機感がありました。

「信頼感」と「チーム感」が、わずか1週間での導入を後押し

数あるアウトソースの選択肢の中で、最終的にChatwork アシスタントをお選びいただいた決め手は何だったのでしょうか？

河本様：事業拡大に向けて、定常業務を任せられるパートナーを探していたところ、取締役からChatwork アシスタントさんのことを教えてもらったのがきっかけです。

実は、他にも社員の紹介や知人の業者なども検討していたのですが、最終的な決め手は貴社との打ち合わせです。私たちがイメージしていたご提案を具体的に示してくださり、とても信頼感がありました。そこで、「まずは試しにお願いしてみよう」と決断しました。

検討から導入までがわずか1週間とスピーディーな導入でしたが何か懸念点などはありましたか？

河本様： とてもスムーズでした。しかし、「どこまで業務を任せられるか」という点は不安がありました。実際に担当してくださる方の対応を見てみないと判断できない部分が大きいだろうと考えていました。

コスト以上の価値は「安心感」と「朝一レポート」が生む時間

実際に導入されてみて、現在はどのように活用されていますか？また、具体的にどのような成果を感じていらっしゃいますか？

河本様： 定常的に発生する業務は全てお任せしています。おかげで、毎月70時間もの業務時間が削減でき、コストも月々約20万円ほど抑えられていると実感しています。削減できた時間は、労務や経営管理といった、より専門的なバックオフィス業務の体制構築に使うことができています。

数字では測れない価値や、特に「これは本当に助かった！」と感じる、定性的なメリットについても教えていただけますか？

河本様： 一人でやっていたときは、午前中に対応できる案件数に限界がありました。でも、今は案件が増えても全て午前中に対応していただけるので、本当に助かっています。

朝一番でレポートを確認できるようになったことで、その後の分析や次のアクションまでのスピードが格段に上がったのは、大きな変化です。複数名体制で対応してくださる安心感も、一人で抱えていた頃の私にはなかった大きな価値です。

Chatwork アシスタントをご利用いただいて、特に印象に残っているエピソードがあればお聞かせください。

河本様： 弊社の指示に丁寧に従ってくださるのはもちろん、不明点やエラーが発生した際はすぐに確認してくださるところです。そのおかげで、私たちも安心して業務をお任せできています。単なる外注先ではなく、「私たちのもう一つのオンラインチームだ」と心から思える存在です。

今後の展望と、導入を迷っている方へのメッセージ

今後、Chatwork アシスタントにどのようなことを期待されますか？

河本様： 今後は新規案件のレポート初期構築やエラー原因の特定など、さらに深く業務を理解していただけるようになれば、さらなる工数削減に繋がると期待しています。バックオフィス業務は細かな作業が多いので、これからもっと多くの業務をお願いできるよう、連携を深めていきたいです。

最後に、導入を検討されている方へ、メッセージをお願いします。

河本様： どんな依頼にも丁寧に対応してくださるので、安心して任せられます。また、担当者が複数名体制なので、誰かが不在でも業務が滞ることがないのが一番の魅力です。業務の安定運用を目指している方には、ぜひ一度試していただきたい、心強いパートナーだと思います。