求人媒体ごとに異なる仕様、兼務者が本来業務の合間に作業…
業務がひっ迫し、抜け漏れや面接の遅延などの問題も

最初に、御社の概要、事業内容について教えてください。

布川様：私たち布川税務会計事務所は、茨城県つくば市に事業所を構え、お客様の税務会計のお手伝いをしています。「事業の〝永続的な発展〟をサポートすること」を使命として掲げ、決算書や申告書作成のお手伝いだけにとどまらず、プロとして法律に則した税務的判断をし、アドバイスをおこなっています。

どのような理由から、Chatwork アシスタントの導入を検討なさったのでしょうか。当時抱えていた課題などがありましたら、お聞かせいただけますか。

布川様：当時、ハローワークやいろいろな求人媒体を通じて募集をしていたのですが、思うように人が集まらず、応募があったとしても要件に合致しないなど、なかなか良い人材を採用することができませんでした。

また、採用に関する業務負荷も課題でした。複数の求人媒体に募集を掲載していると、連絡一つとってもこまごまとした作業に時間がかかります。それぞれの媒体と打ち合わせをして、要件を伝えて…さらに情報のやりとり方法も、ある会社はメール、また別の会社はログインしてシステムに入力、とやり方が異なるため、地味に時間を取られていました。

採用業務専任の担当者がいるわけではないため、本業の合間にそれらをこなすことで他のやるべき業務もひっ迫してしまいます。採用業務がうまくいかないだけではなく、本来の業務にもマイナスの影響が出ることは避けたいと考えるようになりました。

小さな負荷が積み重なって、いろいろな問題が生じていたんですね。そうした状況の解決手段として、Chatwork アシスタントを選んだのは、どのような理由があったのでしょうか。

布川様：まず、10年以上前から社内連絡にChatworkを使っており、インターフェース含め社内に浸透していたため学習コストがかからない、という利点がありました。そして、 採用に関して知識のある専門のスタッフが媒体設計・採用フローを代行してくれるというのも安心でした。初期費用が不要で、試してから本格導入するかどうか判断できるという料金体系も魅力でしたね。

本来時間をかけるべき「選考」に注力できる状況に好転
Chatwork アシスタント導入で年間の採用数は約4倍に

導入を決めて採用業務を依頼し、具体的にはどのような支援を受けることができましたか。

布川様：一つは、複数ある求人媒体への出稿を一元管理してもらうことができるようになりました。窓口が一本化されたことで、煩雑な作業を大きく軽減することができたと思います。また、どのような応募者がいて、それぞれどこまで進んでいるのか、ステータスをわかりやすく一覧にまとめてリアルタイムで共有してもらいました。面接の日程も調整してくれたので、抜け漏れや遅延もなくすことができるようになりましたね。

さらには、月次のレポートによる数値分析にもとづいて、求人票や選考フローの改善提案もいただけたことで、実際の採用の改善につながっていったと思います。

採用業務の一連の流れの中でさまざまな支援を受けていただき、プラスの効果を感じていただけたんですね。Chatwork アシスタントを導入し、具体的に人員の採用に関して変化はありましたか。

布川様：なによりも、導入前は年間1名しか採用できなかったのが、導入後は4名と大幅に増えました。私たちのような規模で地方にある企業としては、この採用数は異例の成果といってもいいのではないでしょうか。

また、以前は欲しい人材とマッチしない応募が多かったのですが、導入後は面接を辞退する応募者が減り、応募者の質も向上したと感じています。単に応募数が増えただけでなく、質の面でも良い変化がありました。

現場の皆さんの業務負荷という点ではいかがでしょうか。導入して良かったと感じる点はありますか。

布川様：担当者の採用業務に関していうと、都度発生していた採用に関わる作業が集約され、業務の効率化につながったと感じています。何よりも窓口が一本化されてこまごまとした事務作業などの負荷が大幅に軽減されたことで、採用業務に必要な「選考」にリソースをかけることができるようになりました。良い人材を獲得するために本来必要なことに時間をかけられるようになったというのは、大きな変化ですね。

また、お伝えしたように担当者は本業務が別にあり、兼務で採用業務をこなしていましたが、Chatwork アシスタントに採用業務の代行をお願いしてからは、元々の専門業務に集中できるようになりました。会社の事業面で考えても、プラスの効果があったと思います。

「餅は餅屋」、専門外の領域をお願いすることで本来業務に注力、
より大きなメリットを得られる

実際にサービスをご利用いただいた立場から、どのような企業にChatwork アシスタントの導入をおすすめしたいですか？また、導入を検討すべき条件などがあればお聞かせください。

布川様：ただ単に「業務負荷を軽減したい」「〇〇の業務時間を短縮したい」というだけではなく、自社が専門としている分野以外のもの、何かの目的のために必要ではあるけれど自分たちが本来注力すべき業務ではない部分について、お願いするのが良いのではないでしょうか。

例えば私たちで言うと、経理業務などは自分たちがプロとして普段から手がけている部分であり、それほど外にお願いする必要性は高くないのではないかと思います。一方で、採用に関しては専門外の領域であり、効率的で結果につながる採用活動を自分たちだけでやり切るには不安があります。そこをお願いしたことで、自分たちだけだとここまでできなかった、と感じる結果を出すことができましたし、採用だけに限らず本来業務でもメリットを得ることができたのではないでしょうか。

「餅は餅屋」という言葉があるように、自分たちが得意ではない領域について、専門的な知見を持つクルーの皆さんにお任せすることで、より大きな効果を生み出すことができると考えています。

導入する前と後での変化、得られた効果などご説明いただきありがとうございました。引き続き、専門分野に注力できるようサポートさせていただきます。