強い危機感が、業務効率化の「壁打ち相手」を求めるきっかけに

まず、Chatwork アシスタント導入前の課題についてお聞かせください。業務や取引先が増えていく中で、特にどのような点に課題を感じていらっしゃいましたか？

進藤様： 課題は、人手不足と業務の増加により、既存社員の業務量が多くなりパンク寸前だったことです。しかし、人を雇用するほどではない場合も多く、仮に雇っても定着しなかったり、せっかく定着し成長したとしても辞めてしまうということが頻発していました。そこでアウトソーシングも一つの選択肢ではないかと思うようになりました。

特に事業に対してクリティカルな影響を及ぼすような具体的な出来事はありましたか？

進藤様： クリティカルだったのは請求書の作成業務だと思います。弊社の業務は完了報告書がないと請求をすることができないのですが、完了報告書を作成することまで手が回らない状態で、作業の終盤になって初めて「できていない」と発覚することがありました。これが原因で、入ってくるはずのキャッシュが予定通りに入ってこないという事態が起きてしまったことがありました。

決め手は長年の『信頼感』。不安を払拭した『チーム』の存在

そんな中でChatwork アシスタントを検討されたきっかけは何だったのでしょうか？

進藤様： Chatworkのお知らせで業務代行サービスがあるという告知を見たことや、知り合いの士業の方からも「Chatwork アシスタント使っている」と聞いたことです。そこでまず話を聞いてみようと思いました。

他のサービスと比較検討はされましたか？

進藤様： 他のサービスについて、Chatwork アシスタントの代替手段については考えていませんでした。ずっとChatworkを使っていたこともありブランドに対しても、品質に対しても信頼性があったからです。

導入時に現場からの反発や、何か懸念点はありませんでしたか？

進藤様： 上層部が導入に乗り気でも、現場はそうではないという温度差がありました。具体的には、現場から「自分たちでやった方が効率がいい」、「コスパが悪いのではないか」という声があったことが懸念でした。

しかし、御社の営業の方から「うまく運用が回るように、一緒に考えます」と言っていただいたことで、この方たちなら安心して任せられる、と思えたのが大きかったです。

期待以上の『バーチャルチーム』が、業務の効率化と生産性を向上

実際に導入されてみて、どのような業務を依頼されましたか？具体的な成果についても教えていただけますか？

進藤様： 主に請求書作成などの定型業務を依頼しています。今では日常的な業務フローの中にChatwork アシスタントが自然に組み込まれていて、もはや「いなくなったら困る」という状態です。特に、重要度が高く、優先度の低い作業を対応してもらえるのは非常に助かります。おかげで、私たち社員はコア業務に集中できるようになり生産性が格段に上がりました。

数値以上の価値として、何か実感されていることはありますか？

進藤様： 当初は、私たちが依頼したい業務の切り出し方や、そもそもどう依頼したらいいのかがわかりませんでした。しかし、アシスタントの皆様が「こういうこともできますよ」と積極的に提案してくださいました。こちらに関して、本当にありがたいと思っています。

また、依頼する側として成長できた感覚もあります。具体的には、Chatwork アシスタントに業務を依頼する時に、日常的に業務の整理や切り出しを行なっていたこともあり、新事業の業務フローを構築する際に役立ちました。

まさに、伴走してくれるパートナーのような存在ですね。特に印象に残っているエピソードがあればお聞かせください。

進藤様： 業務の効率化について社内に展開すると、反発や意見が通りづらいことがあったりします。しかし、外部であるアシスタントの皆さんから「こうしたら効率化できます」と提案していただけると、現場がすんなり受け入れてくれるので助かっています。また、業務のあり方を一緒に考えてくれる、頼もしい「壁打ち相手」ができたことが、最大の成果かもしれません。

今後の展望と、導入を迷っている方へのメッセージ

今後、Chatwork アシスタントに期待することはどんなことでしょうか？

進藤様： 今の依頼内容を広げた形で、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）のような使い方ができればいいなと思っています。業務効率化のプロとして、コンサルティング的な側面をさらに強化していただけると嬉しいです。

最後に、導入を検討されている方へメッセージをお願いします。

進藤様： とにかく「まずはやってみてほしい」とお伝えしたいです。頼みたい業務があるのに、どうやって切り出したらいいかわからないという方は多いと思います。しかし、Chatwork アシスタントにまずは依頼してみることで、壁打ちをしていただきながら業務フローを構築できたり、切り出し方がわかるようになると思います。削減された時間以上の価値をきっと見つけられると思います。