人を増やさず効率化必要性

まず、導入前の課題についてお聞かせください。

小櫻様： 社長からはずっと「人を増やさず効率を上げてほしい」と言われていました。実際、私自身が人事や給与計算を一手に引き受けていて、グループ会社含め4社分を10名体制で全て請け負っている状況でした。請求書の締めも月末から翌月4日必着、支払いは25日というタイトなスケジュールでありながら、拠点によっては本社と管理のやり方が違っていて、情報が整備されず処理に手間がかかっていました。

その状況は相当なご負担だったと思いますが、現場ではどんな影響がありましたか？

小櫻様： やはり「情報が遅れる」「請求処理が止まる」というリスクは常に抱えていました。現場での管理の違いを埋めるために私が直接事務所に出向いて情報を集めることも多く、時間も手間もかかっていました。

急な人材不足に直面

導入のきっかけについてお聞かせください。

小櫻様： 直接のきっかけは、担当者の産休でした。出産時期は分かっていたので、前もって秋口から派遣会社に人材を依頼していましたが、1か月経っても2か月経っても返事がなく、問い合わせても「応募者がいない」と言われるばかりで、こちらも困り果てていました。

かなりお困りの状況だったんですね。その時はどのように判断されたのでしょうか？

小櫻様： 「派遣さんに依頼するのは現実的ではないかもしれない」とすぐに依頼ができるオンラインアシスタントにお願いすることにしました。同時に人材の採用も並行して進めましたが、なかなか採用をすることができず、正直当時は“首の皮一枚つながった”という感覚でした。加えて担当してくださったChatwork アシスタントの方は覚えが早く、本当に助かりました。

即断即決で導入を決定

比較検討はほとんどされなかったのですか？

小櫻様： 正直十分に比較をする余裕はなかったですね。時間をかけて比較している間に業務が止まってしまうことの方が後々影響が大きいと考えました。お話を伺ったときも、依頼内容でできないと言われたことは一つもなく、具体的な解決策を提示いただいた上で「大丈夫です！」と返していただけたので安心感がありました。

導入の決め手になったポイントは何だったのでしょうか？

小櫻様： もう「やってみるしかない」という状況だったのと、依頼したい業務に問題なく対応できた点だとおもいます。実際にサービスの利用を開始した後にも、リモート環境でも滞りなく進められる知識や技術があると実感しました。それが継続して利用する最大の決め手になっていると思います。

小さな積み重ねが大きな変化に

導入後の活用状況や社内での一番大きな変化があれば教えてください。

小櫻様： 小さな仕事を積み重ねながら依頼を進めることができ、1月下旬には本社分でお願いした業務はスムーズに回せるようになりました。各拠点の担当者は当初抵抗感があったようですが、利用しないとどんどん業務がひっ迫するので、担当者は考え直したようです。Chatwork アシスタントの活用が進むにつれ、業務の振り分けができて、整理がされてきています。また、活用をさせていただく中で、Chatwork アシスタントさんを“外注”ではなく“自社スタッフの一員”として感じることができ安心感を得られているのは大きな変化だと思います。主にリモートでやりとりしていますが、一緒に働く大事なパートナーという認識が強くなりました。

具体的に業務時間の削減効果はどうでしたか？

小櫻様： 以前は1人あたり月30時間以上の残業がありました。担当していた2人合計で60時間です。それが各担当者で10時間台に減少しましたから、2人合わせて40時間近く削減できています。一部拠点では休日出勤もなくなり、時間外労働はほぼゼロになった拠点もあり、これは大きな変化だと感じています。

リモート定着と未来への期待

今後の社内の展望についてお聞かせください。

小櫻様： 総務経理部では月1回のミーティングを、以前は拠点ごとに分けて行っていましたが、今はリモートで一緒にやるようになり、すっかり定着しました。これまで抵抗があった「リモートで任せる」こともChatwork アシスタントさんを活用したことで自然な選択肢になってきています。

最後に、導入を検討している方へのメッセージをお願いします。

小櫻様： 導入前は「本当にできるのか」という不安があると思います。でも、いざお願いしてみると、時間外労働が減り、休みもきちんと取れるようになりました。リモートに抵抗がある企業こそ、ぜひ一歩踏み出してみてほしいです。必ず新しい働き方の可能性が見えてくるはずです。